Capacitación para GFSI: cómo demostrar la competencia de tu equipo ante una auditoria
La capacitación también forma parte del cumplimiento
Implementar un sistema de inocuidad alimentaria no termina cuando se redactan procedimientos o se instalan controles en planta. Para que el sistema funcione, las personas que participan en él deben saber qué hacer, cómo hacerlo y qué hacer cuando algo sale de lo establecido.
Este punto cobra especial importancia cuando una empresa busca certificarse bajo un esquema reconocido por la Global Food Safety Initiative (GFSI), como FSSC 22000, BRCGS o SQF. En estos esquemas, la capacitación y competencia del personal forman parte de los elementos que pueden ser evaluados durante una auditoría.
Por eso, no basta con presentar una carpeta llena de constancias. La empresa debe poder demostrar que su personal cuenta con las competencias necesarias para desempeñar sus funciones y que la capacitación realmente se relaciona con los riesgos y procesos de la organización.
¿Qué relación existe entre la capacitación y GFSI?
La GFSI no funciona como una certificación individual ni establece un único programa de capacitación aplicable a todas las empresas. Su función es establecer requisitos de referencia para los esquemas de certificación que reconoce.
Cada esquema (por ejemplo, FSSC 22000, BRCGS o SQF) establece sus propios requisitos específicos. Sin embargo, todos parten de una misma idea: las personas cuyas actividades pueden afectar la inocuidad y calidad del producto deben ser competentes para realizar sus funciones.
Esto significa que una empresa debe identificar qué conocimientos necesita cada puesto y establecer mecanismos para proporcionar y evaluar esa capacitación.
No todos los empleados necesitan la misma capacitación
Uno de los errores más frecuentes es impartir exactamente el mismo curso a todo el personal y considerar que con eso se cumple.
La capacitación debe estar relacionada con las responsabilidades de cada puesto. Un operador de producción, por ejemplo, puede necesitar formación en higiene personal, contaminación cruzada, procedimientos de limpieza y controles específicos de su proceso. En cambio, el equipo responsable del sistema de inocuidad puede requerir conocimientos más especializados en análisis de peligros, HACCP, auditorías internas, gestión de riesgos o validación de controles.
También debe considerarse al personal temporal, contratistas y otras personas que puedan intervenir en actividades relevantes para la inocuidad.
La pregunta que debe poder responder una empresa ante una auditoría no es simplemente “¿capacitaron al personal?”, sino “¿cómo saben que las personas que realizan estas actividades son competentes para hacerlo correctamente?”
¿Qué revisa un auditor?
Durante una auditoría de certificación, la capacitación puede evaluarse desde diferentes ángulos.
El auditor puede revisar el programa de capacitación, los perfiles de puesto, los registros de asistencia, los materiales utilizados y las evaluaciones realizadas. Pero también puede ir directamente a la operación y comprobar si el personal realmente aplica lo aprendido.
Por ejemplo, no sería suficiente contar con un registro que demuestre que un operador recibió capacitación sobre higiene si, durante el recorrido por la planta, se observan prácticas que contradicen el procedimiento establecido.
Por esta razón, la evidencia de capacitación debe estar acompañada de evidencia de competencia.
¿Qué documentación debería tener una empresa?
Un sistema de capacitación bien estructurado debe permitir demostrar qué necesita aprender cada persona, cuándo recibió la capacitación y cómo se verificó que adquirió las competencias necesarias.
Dependiendo del esquema y de las actividades de la empresa, esto puede incluir una matriz de capacitación, perfiles de puesto, programas anuales, listas de asistencia, evaluaciones, constancias, registros de capacitación en sitio y evidencia de reentrenamiento cuando se detectan desviaciones.
También es importante establecer qué sucede cuando una persona no demuestra la competencia esperada. La capacitación no debería considerarse terminada simplemente porque alguien asistió a un curso.
La capacitación debe actualizarse cuando cambia la operación
Otro punto que suele pasar desapercibido es que las necesidades de capacitación no son estáticas.
Cuando una empresa incorpora un nuevo equipo, modifica una formulación, cambia un procedimiento, introduce una nueva materia prima o identifica un nuevo peligro, puede ser necesario actualizar la capacitación del personal involucrado.
Lo mismo ocurre después de una desviación, una auditoría o un incidente de inocuidad. Si se identifica que un error ocurrió porque el personal desconocía o aplicaba incorrectamente un procedimiento, la organización debe evaluar si necesita implementar capacitación o reentrenamiento.
Esto convierte a la capacitación en una herramienta de mejora continua y no únicamente en un requisito documental.
Capacitación para GFSI: un requisito que debe integrarse al sistema
Prepararse para una certificación reconocida por GFSI implica mucho más que contratar cursos de último momento antes de una auditoría.
La capacitación debe formar parte del sistema de gestión de inocuidad y estar conectada con los riesgos, responsabilidades y objetivos de la organización. Cuando está correctamente integrada, ayuda a reducir errores operativos, mejorar el cumplimiento de procedimientos y fortalecer la cultura de inocuidad.
Además, una empresa con un programa de capacitación sólido está mejor preparada para demostrar ante clientes, auditores y autoridades que su sistema funciona realmente.
Evita preparar la capacitación únicamente para “pasar la auditoría”
Tener certificados de cursos no garantiza que una empresa esté preparada para una auditoría GFSI.
Un sistema de capacitación construido únicamente para generar evidencia documental puede presentar una debilidad importante: demuestra asistencia, pero no necesariamente competencia.
El verdadero objetivo debe ser que cada persona comprenda los riesgos relacionados con su trabajo y tenga las habilidades necesarias para prevenirlos y controlarlos.
CORE puede ayudarte a fortalecer las competencias de tu equipo
En CORE ayudamos a empresas de la industria alimentaria a identificar sus necesidades de capacitación y fortalecer sus sistemas de calidad e inocuidad, de acuerdo con los requisitos aplicables y con los objetivos de certificación de la organización.
Desde la identificación de competencias hasta la estructuración de programas y documentación, podemos ayudarte a preparar a tu equipo para operar el sistema de manera efectiva y responder ante auditorías.
¿Tu empresa está preparándose para una certificación GFSI o necesita fortalecer su programa de capacitación? Contáctanos para evaluar tus necesidades y desarrollar un plan de capacitación acorde con tu operación.
